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Organisation Projet Construction - Proposition idée

Ce sujet comporte 7 messages et a été affiché 245 fois
binouzzz
Auteur du sujet

Messages : Env. 10
Dept : Puy De Dome
Ancienneté : + de 1 mois
Le 29/07/2019 à 10h56
Organisation Projet Construction - Proposition idée
Bonjour à tous,

Ma femme et moi avons fait construire notre maison avec un maître d'oeuvre (pas sur que ce fichier soit valide avec un constructeur car fonctionnement différent je crois), et je me rappelle qu'au début du projet, j'avais recherché un template de fichier Excel pour pouvoir suivre nous-même NOTRE projet, avec mon propre outil. Je n'avais rien trouvé d'intéressant et donc j'avais commencé à établir un fichier Excel, ainsi qu'un Dropbox (outil de stockage en ligne, qui peut tout à fait, être un autre outil hein ;)) pour tous les documents liés à notre construction.
J'ai décidé de partager mon expérience, mon fichier Excel (avec des données modifiées, vous vous en douterez), ainsi que quelques impressions écran de notre Dropbox. 
Je précise que je suis chef de projet en informatique, cela peut peut-être aider à la mise en place du fichier, mais n'importe quelle personne dotée d'un Excel et d'un Word, peut arriver à le maintenir, donc lancez-vous !

Première chose : Nous avions, au début, décidé de procéder par la bonne vieille méthode, à savoir un classeur à intercalaires pour stocker tous les documents liés à la construction. Nous avons bien évidemment continué jusqu'à la fin des travaux, mais la présence des documents en ligne, avec la possibilité de les lire sur le smartphone nous a été plus qu'utile tout au long du projet, d'où le doublon Classeur/Dropbox.

Deuxième chose :
Fichier Excel de suivi de la construction
Je vous mets en pièce jointe de ce post, donc, notre fichier Excel de suivi de construction.
Prenez-le comme vous le souhaitez, c'est votre projet, le but de ce fichier étant une aide au démarrage du projet.
Extrait du fichier Excel :


Ce fichier se compose comme ceci : 

1- Onglet "Projet" : Onglet de présentation de votre construction.
2- Onglet "Artisans" : Onglet de présentation de la liste des artisans travaillant sur votre construction, avec les coordonnées, mais également une colonne dans laquelle vous pourrez spécifier la réception ou non des documents nécessaires à l'assurance Dommage Ouvrage ("Attestations décennales / Devis / Marché")
3- Onglet "Budget" : Onglet le plus important du fichier pour nous. Relatif au budget prévisionnel (Prêt + Economies), mais également du budget réel au fur et à mesure de la construction.
4- Onglet "Planning" : Onglet de présentation du planning prévisionnel fourni par le maître d'oeuvre (et mis à jour par nos soins pour le planning réel).
5- Onglet "Suivi bancaire" : Onglet de présentation des déblocages demandés à la banque (pour vérifier qu'ils ne "t'enfumes" pas ).
6- Onglet "Notes" : Onglet de suivi des questions/réponses avec les interlocuteurs concernés, pour ne rien oublier.

Le fichier, je pense est assez clair, pré-rempli pour une meilleure compréhension, bien entendu avec des données modifiées vous le comprendrez j'en suis sûr . Néanmoins, si vous avez des questions, ou des problèmes de compréhension, je me ferai un plaisir de vous aider, n'hésitez pas.

Troisième chose :
Fichier Word de présentation de notre arborescence Dropbox
Je vous mets également en pièce jointe, un fichier Word, qui contient des copies d'écran, et quelques explications/idées sur la manière de gérer votre classeur Online (Dropbox pour nous).
Extrait du fichier Word :



Les numéros n'ont pas de signification particulière, cela étant, l'idée de séparer les "modules" de plusieurs unités (Exemple : "0 - Terrain" et "5 - Plans"), vous permettra de pouvoir rajouter un dossier entre deux modules sans avoir à renommer certains modules. En effet, si vous aviez 0 et 1 en chiffre, et que souhaitiez rajouter un module entre ces deux là, vous auriez dû renommer le 1 en 2 potentiellement.

Conclusion :
Nous n'avons aucun but lucratif quant au partage de ces informations. L'objectif est vraiment d'aider les personnes souhaitant se lancer dans un projet de construction dans le suivi de LEUR projet.

En cliquant sur les deux liens des fichier Excel et Word, vous pourrez les télécharger pour les modifier sur votre propre ordinateur.
Bien évidemment, ces documents sont modifiables par vos soins, pour le mettre selon votre goût. J'avais par exemple rajouté un onglet de "Plan de financement" qui reprenait l'échéancier de la banque. Je ne l'ai pas mis car trop personnel, et n'apportant pas forcément un plus dans le suivi de votre construction.

Nous apprécierions juste un petit commentaire pour les personnes l'utilisant, simplement pour savoir si ce que nous avons mis en place est utile pour vous.

Je vous remercie pour votre lecture, et vous souhaite de profiter un maximum de ce beau projet !
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Auto-promo
Trouvez des pros
Ne vous prenez pas la tête pour la construction d'une maison...

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Isayla

Picto recompense Membre super utile

Messages : Env. 800
Dept : Rhone
Ancienneté : + de 4 ans
Le 29/07/2019 à 12h35
Merci pour le partage !
J'ai également procédé à ce système avec des fichiers en ligne pour remettre tous les documents.
C'est extrêmement pratique en réunion de chantier quand on n'a pas forcément tout le dossier et qu'on cherche une côte, ou une info oubliée.

Et le fichier Excel de suivi pour les contacts et surtout pour le budget est également très efficace !
Il faut bien suivre :
- ce qui est prévu
- ce qui est fait et facturé
- combien il reste à payer
- les déblocages de la banque / Les échéances de prêt.

Merci pour ce post, très utile ;)
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Projet maison passive R+1 en cours
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binouzzz
Auteur du sujet

Messages : Env. 10
Dept : Puy De Dome
Ancienneté : + de 1 mois
Le 29/07/2019 à 13h33
Merci Isayla,
Ce que tu relates est tout à fait vrai, nous l'avons également perçu dans notre projet, c'est pourquoi nous avions décidé de mettre toutes ces informations dans un seul et même fichier qui centralise tout.
Espérant que cela aide d'autres personnes ;)
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Mehdi33

Messages : Env. 10
Dept : Gironde
Ancienneté : + de 1 mois
Le 03/08/2019 à 11h33
Merci pour ce fichier excel d'une grande utilité ça m'évite d'en faire un. Je vais l'adapter à mes besoins, excellent travail.
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grunk

Picto recompense Membre utile

Messages : Env. 300
Dept : Cote D'or
Ancienneté : + de 1 an
Le 03/08/2019 à 13h06
J'ai fait pareil pour ma construction avec a la fin des graph de répartition des dépenses et le grand total a la vis prêt...
J'aurais pas du , je préférais ne pas savoir le coup global exacte

Au début j'avais continuer a remplir avec tous les bricolages réalisé au fur et a mesure dans la maison , mais j'ai vite arrêter pour la même raison que précédemment.
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binouzzz
Auteur du sujet

Messages : Env. 10
Dept : Puy De Dome
Ancienneté : + de 1 mois
Le 03/08/2019 à 14h55
Oui, ça peut vite devenir chronophage a être trop précis... Mais au final, on gagne quand même du temps lorsqu'on doit chercher quelque chose qu'on a payé (ou pas) des mois auparavant.
Pour ce qui est de votre fichier, c'est le problème que j'ai rencontré au début de mon projet, à savoir personne n'ayant partagé un template pouvant me faire gagner du temps, d'où l'objet de ce post
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Ploplo22

Messages : Env. 60
Dept : Cotes D'armor
Ancienneté : + de 1 mois
Le 08/09/2019 à 14h49
Super boulot Binouzz ! Merci beaucoup pour cette aide précieuse. Nous démarrons la construction et nous allons probablement passer par un maître d'oeuvre donc ce tableau va nous être des plus utiles ! Encore merci ! Smile
Bon dimanche 
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